La factura electrónica como instrumento tecnológico, ofrece la posibilidad de combatir el fraude fiscal. Es por ello que se ha impulsado su adopción obligatoria en numerosos países de Latino América, entre ellos Colombia.
La Dian ha establecido un mecanismo oficial como emisor de factura electrónica la que implica la realización de pruebas, obtención de certificados, o tramitación de solicitudes.
La Factura Electrónica Paso a Paso
A continuación el 1,2,3… de la Facturación Electrónica en Colombia.
Informe a la DIAN
En primer lugar deberás comunicar a la DIAN tu intención de iniciar la facturación electrónica. Para ello debes entregar el formato 1301 junto con la documentación requerida para iniciar el proceso.
Solicita tu rango de números
A través del formato 1302 deberás de solicitar tu rango de numeración para la creación de Facturas Electrónicas que te permitirá crear facturas electrónicas y facturas por computador (si ya cuentas con una resolución para facturar por computador deberás anularla)
Deberás renovar tu rango de números cuando éste llegue a su fin, o cuando hayan transcurrido dos años desde tu solicitud.
Obtén el mecanismo digital
Está compuesto por un certificado emitido por la DIAN y una clave privada, que te permitirá firmar digitalmente tus facturas y generar la clave que consta de una secuencia única de dígitos obtenida a partir de ciertos datos de tu factura, que habrá de figurar en cada documento emitido.
Este certificado se empleará igualmente para cargar en la plataforma de la DIAN los informes periódicos de facturación.
Conforme los acuerdos con tus clientes
Es necesario realizar acuerdos formales con tus clientes para iniciar el proceso de emisión de facturas electrónicas hacia ellos.
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Estos acuerdos deben conservarse y reportarse periódicamente a la DIAN.
Formatos
La facturación electrónica se basa en el uso de formatos específicos para construir el documento. XML es la estructura de datos más utilizada.
Firma electrónica
Se suele requerir como instrumento para garantizar la integridad y autenticidad de las facturas emitidas.
Códigos de Control Fiscal
Se deben incorporar códigos electrónicos otorgados por la DIAN.
CUFE Código Único de Factura Electrónica. Corresponde a un valor alfanumérico obtenido a partir de la aplicación de un procedimiento con datos de factura, que adicionalmente incluye la clave de contenido técnico de control generada y entregada por la DIAN.
Conservación
El almacenamiento de los documentos electrónicos originales bajo ciertas condiciones de seguridad es un requisito presente en todas las legislaciones que afecta en todos los casos al emisor y al receptor
