Seleccionando el proveedor electrónico adecuado
A continuación, le presentamos 8 aspectos que debe tener presente para el momento en él vaya a seleccionar su proveedor electrónico:
1. Es viable a largo plazo: Con el auge que tiene la facturación electrónica, el número de proveedores aumenta cada día más. La real pregunta que debe hacerse es si el proveedor por el que optará seguirá existiendo o no después de que el mercado de la facturación electrónica se consolide.
2. Es capaz de ofrecerle una solución a todas las necesidades electrónicas a medida que evolucionan: La importancia de las facturas no debe ser minimizada, esta forma parte importante de los procesos generales en el contexto comercial, como lo son las operaciones de compra a pago y pedido de efectivo. Los softwares de facturación electrónica deben ser tomados en cuenta en las estrategias, es decir, debe visualizarlos desde el contexto más amplio de comercio electrónico, el B2B. Es por ello que facturar electrónicamente debe ser una estrategia que se integre perfectamente a las áreas de su empresa que incluyen adquisiciones. pagos, logística y especialmente, el cumplimiento tributario. Cerciórese que el proveedor electrónico que seleccione cumpla con estos y todos los requisitos relacionados en las actividades comerciales B2B para que su empresa pueda mejorar sus iniciativas comerciales desde lo interno.
3. Puede integrar la facturación electrónica con su sistema ERP: Integrar un sistema de facturación electrónica a su sistema ERP no siempre es sencilla, de hecho, la integración B2B puede resultar compleja, costosa y continua, ya que los estándares, procesos, protocolos y sistemas suelen cambiar de forma constante. La forma en que las empresas operan y se comunican se renueva y mejora muy seguido, y sus socios también, lo que incrementa de forma considerable su complejidad.
Se sabe que los servicios, las empresas y todo lo que tenga que ver con la actividad humana nunca está completamente estandarizada, por lo que ninguna comunidad comercial es completamente homogénea. Esto es importante para la capacidad de las empresas de interactuar con plataformas ERP competidoras que la protegerán del incumplimiento de los sistemas asociados. ¿Es el proveedor por el que está optando capaz de lograr una integración adecuada?
4. Es capaz de probar los ahorros que describen en el software propuesto: Algo fundamental en la contratación de cualquier proveedor, es que este pueda modelar los costos y ahorros de facturación electrónica, ya que están estrechamente relacionados con su empresa, y todo empresario quiere saber el destino de su inversión, y más aún, en qué forma le será devuelto el beneficio. Esto implica que su proveedor electrónico conozca y comprenda las prácticas comerciales de su empresa, solo de esta forma podrá ofrecerle estimaciones firmes del retorno de inversión y los períodos de recuperación de su organización.
5. ¿Presencia global?: El hecho de que su proveedor electrónico tenga presencia global permite un mayor aprovechamiento de los costos regionales para operaciones de facturación más eficiente, así como una mayor flexibilidad estratégica en cuanto a la cadena de suministro. El estar disponible en todas sus ubicaciones habla mucho de la organización del proveedor para ofrecer su servicio (positivamente) y que este sea más cómodo para los clientes. Es decir, este implica el conocimiento de las prácticas comerciales locales, las relaciones con el gobierno y los requisitos reglamentarios acumulados con el tiempo (por parte del proveedor) para ofrecerle un servicio de calidad.
6. Tiene respaldo de analistas expertos en requisitos específicos del país: Enfrentarse a los complejos marcos regulatorios de la facturación electrónica no es sencillo, y contar con respaldo por parte de analistas expertos tampoco lo es. Usted debe asegurarse de cumplir con un proveedor que también le garantice una facturación electrónica de acuerdo con la ley, es decir, que cumpla con la regulación del país donde se encuentre. El cumplir con la ley es fundamental si no quiere sanciones ni multas.
7. Tiene un software escalable, tanto en tamaño como en ubicación geográfica: Mientras más comerciales, mayor será el retorno de inversión de su sistema de facturación electrónica. En otras palabras, busque un proveedor electrónico con experiencia comprobada, especialmente en la implementación de comunidades grandes y de diferentes áreas geográficas.
8. Cuenta con planes de desarrollo bien establecidos para su servicio: Estamos en un mercado que aún se está consolidando, y que, por tratarse de tecnología, seguirá actualizándose; es por ello que es necesario que el proveedor que seleccione tenga planes desarrollados para garantizar cumplir con lo prometido no solo en el momento, sino a mediano y largo plazo.
¿Cómo saber que el proveedor que está seleccionando está comprometido con el servicio de facturación electrónica que le promete? Todas las empresas prometen algo, y no siempre es sencillo saber cuál es real, cuál cumple de verdad de forma eficiente y cuáles no. Sin embargo, con estos aspectos quizá no obtenga la respuesta de que sí está comprometido, pero son indicios de ello.
